Infomaatti-tuoteperheen tietosuojaseloste

Päivitetty 10.9.2021

1. Rekisterinpitäjä

Infomaatti Oy (Y-tunnus: 2525119-9),
Kauppakatu 18 B 8,
40100 Jyväskylä,
email: asiakaspalvelu(at)infomaatti.fi

Yhteydenotot henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa henri.hakasalo(at)infomaatti.fi

2. Yleistä

Tämä tietosuojaseloste soveltuu Infomaatti Oy:n (jäljempänä ”Infomaatti”) verkkosivuilla www.infomaatti.fi kuvatuissa digitaalisissa palveluissa (yhdessä ”palvelut”) käsittelemiin henkilötietoihin.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, mitä henkilötietoja palvelun asiakkaista ja muista palvelun käyttäjistä (jäljempänä ”käyttäjä” tai ”sinä”) keräämme ja miten henkilötietoja käytetään. Tietosuojaselosteessa kerrotaan myös, miten voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn käyttämällä lakisääteisiä oikeuksiasi. Henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, joiden avulla sinut voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa.

Infomaatti käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

3. Kenen tietoja käsittelemme ja missä roolissa

Käsittelemme palvelumme käyttäjien ja mahdollisten uusien asiakkaiden henkilötietoja, jotka ottavat meihin yhteyttä palvelun tai muiden kanavien kautta. ”Käyttäjällä” viitataan palveluita käyttävään henkilöön, oli kyseessä Infomaatin kanssa sopimussuhteessa oleva asiakas tai asiakkaan valtuuttamana palvelua käyttävä käyttäjä. ”Asiakkaalla” taas viitataan Infomaatin kanssa palveluiden hankkimisesta sopimuksen tehneeseen tahoon ja asiakkaan yhteyshenkilöön.

Infomaatti-järjestelmä voi myös sisältää henkilötietoja, joiden osalta Infomaatti ei ole tietosuojalainsäädännön mukainen rekisterinpitäjä. Jos et ole hankkinut tai saanut käyttöoikeutta palveluumme suoraan meiltä vaan esimerkiksi työnantajaltasi tai taloyhtiön/isännöitsijän kautta, pyydämme kääntymään kyseisen taho puoleen henkilötietojasi koskevissa asioissa. Näiden tietojen osalta Infomaatti toimii henkilötietojen käsittelijänä ja Infomaatin organisaatioasiakas rekisterinpitäjänä.

Asiakas voi esimerkiksi syöttää erinäisiä projektin kannalta oleellisia tietoja järjestelmään (esimerkiksi työmaan/projektin työntekijöiden tietoja), mikäli hän kokee sen tarpeelliseksi. Asiakas voi lisäksi syöttää järjestelmään taloyhtiön osakkaiden ja asukkaiden henkilötietoja. Asiakas vastaa järjestelmään lisäämistään henkilötiedoista rekisterinpitäjänä Infomaatin toimiessa henkilötietojen käsittelijänä.

4. Käsiteltävät henkilötiedot ja lähteet

Palveluun rekisteröitymisen yhteydessä saatamme edellyttää sellaisten tavanomaisten yksilöintitietojen antamista, joiden perusteella sinut voidaan tunnistaa henkilökohtaisesti, kuten nimi ja sähköpostiosoite. Palvelun käytön yhteydessä käsittelemme sellaisia käyttäjän tai hänen valtuuttamansa henkilön henkilötietoja, joiden käsittely on palvelumme tarjoamiseksi välttämätöntä. Tällaisia henkilötietoja ovat:

  • käyttäjän yksilöintitiedot (esimerkiksi etu- ja sukunimi ja sähköpostiosoite)
  • käyttäjän yhteydenotto ja asiakaspalvelupyynnöt; ja
  • käyttäjän palveluun tallentamat tiedot (esimerkiksi sinun ja toisen käyttäjän välinen viestintä tai palveluumme tallentamasi teksti-, media- ja muut tiedostot).

Henkilötietoja kerätään käyttäjältä palveluun rekisteröitymisen yhteydesssä tai muulla tavoin Infomaatin ja käyttäjän välisen asiakassuhteen alussa ja sen aikana. Käyttäjiltä suoraan vastaanottamiemme tietojen lisäksi saatamme käsitellä sellaisia teknisiä tietoja, jotka luokitellaan henkilötiedoiksi. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, selaintyyppi ja sen versio, sivustolinkit sekä niiden käyttäminen (sisältäen siirtymisen sivustollemme, siirtymisen muualle sivustoltamme sekä siirtymisen sivustomme eri osioiden välillä). Tämänkaltaisia tietoja käytetään mahdollisten ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi sekä palvelun kehittämiseksi ja laadun parantamiseksi.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään 1) asiakkaan ja Infomaatin väliseen sopimussuhteeseen tai 2) Infomaatin tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun (eivätkä käyttäjän edut tai oikeudet vaarannu) perustuen.

Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan tarjotaksemme ja kehittääksemme sinulle tarjottuja palveluita ja asiakassuhteen hallintaan, emmekä koskaan myy tai muuten käytä hyväksi henkilötietojasi mihinkään muuhun tarkoitukseen. Poistamme tai anonymisoimme sellaiset tiedot, jotka eivät käyttötarkoituksen kannalta ole enää välttämättömiä.

Käyttäjien yhteystietoja voidaan käyttää informoimaan Infomaatti-tuoteperheen uusista toiminnallisuuksista sekä muista tuoteperheeseen tai asiakassuhteeseen liittyvistä asioista.

6. Evästeet

Infomaatti käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita palvelussaan kerätäkseen tietoa palvelun toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi sekä kehittääkseen sivun sisältöä ja käyttäjäkokemusta.

Käyttäjän on mahdollista estää evästeiden asettaminen, rajoittaa niiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltaan. Evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa palvelujen käytettävyyteen.

7. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan, kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyyn tarkoitukseen, ellei lainsäädäntö edellytä tietojen säilyttämistä pidempään.

Kun henkilötietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen mihin ne on kerätty, tiedot poistetaan lopullisesti tai anonymisoidaan kohtuullisessa ajassa. Säilytysajan pituus riippuu tiedon käyttötarkoituksesta.

Myyntiin liittyvät tiedot säilytetään vähintään 10 vuotta johtuen lakisääteisistä kirjanpitovelvollisuuksista.

8. Tietojen luovuttaminen ja siirrot

Emme jaa mitään henkilötietoja kolmansien tahojen kanssa, lukuun ottamatta niitä valtuutettuja palveluntarjoajia, jotka tuottavat meille palveluita (kuten Infrastruktuuri- ja IT-palveluntarjoajat). Saatamme kuitenkin jakaa henkilötietojasi kolmansille tahoille, mikäli se on tarpeellista noudattaaksemme meihin soveltuvaa lainsäädäntöä tai havaitaksemme ja estääksemme palvelussamme mahdollisesti ilmeneviä turvallisuus- tai teknisiä ongelmia sekä rikoksia. Tällaisissa tapauksissa pyrimme mahdollisuuksien mukaan tiedottamaan käyttäjille tietojen siirroista.

Luotettavan tiedonsiirron, nopean toimivuuden ja tehokkaan tietoturvan takaamiseksi Infomaatti vuokraa palvelinalustan kolmannelta osapuolelta, jonka palvelimet sijaitsevat fyysisesti Irlannissa (EU:n sisällä). Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen turvallisuus

Käsittelemme henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Meillä on käytössämme hallinnollisia, rakenteellisia, teknisiä ja fyysisiä suojamekanismeja suojataksemme käsittelemiämme henkilötietoja oikeudettomalta pääsyltä ja muuttamiselta, paljastamiselta ja tuhoamiselta.

Infomaatti-järjestelmän käyttämät datavarastot on suojattu seuraavien standardien vaatimusten mukaisesti: ISO 27001, SOC 1 ja SOC 2/SSAE 16/ISAE 3402 (Aiemmin SAS 70 Type II), PCI Level 1, FISMA Moderate, Sarbanes-Oxley (SOX).

10. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on tässä kappaleessa kuvatut tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet esittää pyyntöjä tai vaatimuksia. Pyydämme tarvittaessa lisätietoja varmistaaksemme pyynnön esittäjän henkilöllisyyden.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä, yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen alusta. Pyyntö tulee esittää kirjallisesti ja sen tulee sisältää riittävästi tietoja, joiden avulla voimme varmistaa henkilöllisyytesi. Pyyntösi tulee olla myös riittävän yksilöity ja kohdennettu, jotta voimme toteuttaa sen. Pyydämme lisätietoja tarvittaessa.

Infomaatilla on oikeus kieltäytyä suorittamasta sellaisia pyyntöjä, jotka ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos sellaisia esitetään toistuvasti. Meillä on myös vaihtoehtoisesti oikeus periä toimenpiteistä kohtuullinen maksu, joka perustuu pyynnön toteuttamisesta aiheutuviin kustannuksiin.

Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikaista tietoja

Sinulla on oikeus saada tieto mitä henkilötietojasi me käsittelemme ja miten, tai vahvistus siitä, ettemme käsittele tietojasi. Lisäksi sinulla on oikeus saada sinua koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot oikaistua.

Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") ja rajoittamiseen

Sinulla on oikeus vaatia meitä poistamaan (tai anonymisoimaan) henkilötietosi tai rajoittamaan niiden käsittelyä. Mikäli meillä on lakisääteinen peruste kieltäytyä pyynnöstäsi, ilmoitamme tästä sinulle.

Oikeus siirtää tiedot toiseen järjestelmään

Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Siirron kohteena olevien henkilötietojen käsittelyn tulee perustua suostumukseesi tai sopimukseen, ja tietojen käsittelyn tulee olla automaattista.

Oikeus perua suostumuksesi

Mikäli olet antanut suostumuksesi tiettyyn henkilötietojasi koskevaan käsittelyyn, voit koska tahansa perua suostumuksesi.

Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tiettyihin tarkoituksiin (kuten suoramarkkinointi).

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että henkilötietojasi on käsitelty lainsäädännön vastaisesti. Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Puhelinnumero: +358 29 56 66700
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi


Takaisin etusivulle